Você é gestor (a) e às vezes a sua equipe te pede atividades e você está tão cheio de tarefas que não sabe o que delegar? Depois você passa qualquer coisa sem importância só para o tempo passar, pq está muito concentrado (a) para pensar em algo melhor? Esse e outros problemas parecidos aconteciam comigo, mas eu resolvi depois que comecei a estudar sobre os conceitos: upstream e downstream.

Upstream são as etapas do fluxo de trabalho que tem o objetivo de amadurecer e validar ideias antes da sua aplicação. OU SEJA, é quando você começa a desenhar o que pode ser e o que será feito. Já o downstream se refere à todas as etapas seguintes do fluxo de trabalho a partir do que foi discutido no upstream. Ou seja, é a hora de realizar as atividades, botar a mão na massa para finalizar um determinado projeto.

Do planejamento a prática

Comecei a desenvolver esse método em julho de 2020 com a minha equipe e o problema era o excesso e a escassez de atividade no mesmo mês: na metade do mês o trabalho era incessante e o resto do mês era de puro ócio não saudável. Coloquei tudo isso num papel, desde o início da operação até o final do processo. Após listar todas essas tarefas, precisei encaixar tudo isso numa espécie de “cronograma global” para que fosse possível ter uma visão melhor dos pontos de alta e baixa demanda.

Nos períodos de alta demanda é interessante que as atividades sejam bem distribuídas para evitar a exaustão mental da equipe – o gestor também tem que colocar a mão na massa! -. Interaja o suficiente para conseguir detectar sinais de cansaço mental, desatenção, anote os problemas, os porquês e as possíveis soluções. Aqui é importante você entender e preservar a saúde do time.

Depois do árduo fechamento chega o período do ócio não saudável. Para quebrar um pouco desse período, sem pensar em “produtividade 24h”, foi possível estabelecer períodos de auditoria, organização de pendências, folgas prolongadas e etc.. De fato um período para recuperar toda a energia gasta na primeira quinzena.

O bate papo é importante!

Hoje acompanho e compartilho o crescimento, conhecimento e monto estratégias com a equipe em reuniões e bate papos. É vital tê-los atualizados sobre os acontecimentos relevantes para que eles entendam os assuntos e a importância de cada um deles. Para isso temos um evento fixo mensal (todo dia x) no qual divulgamos um cronograma, vemos se há feriados, se há alguém de férias, discutimos todos os obstáculos que poderão surgir no momento do “fogo” (alta demanda) e aí montamos nosso plano principal e um contingencial. Ah, mas sempre que surge algo relevante que precisa ser compartilhado, nós nos reunimos rapidinho para uma atualização, seja ela boa ou ruim.

Observação: lembrem-se de formalizar os pontos mais importantes da reunião num papel (ATA), peça para o time ler e assinar e depois deixe o documento disponível para que eles possam consultar depois.

O retorno e o feeling do time

Em outubro de 2020 já tenho notado que as pessoas estão:

1. Muito mais criativas (muitas piadas dignas da “a praça é nossa” inclusive kkkkkk);
2. Rápida resposta-solução para problemas (eles montam automaticamente um plano B toda vez que um problema surge. Exemplo: o sistema não está mostrando a quantidade de itens > abrem um chamado para a T.I. > em paralelo extraem o arquivo e descobrem a quantidade no Excel para não deixar a análise parada);
3. Estão com uma visão analítica, sintética e sistêmica muito mais acurada. Exemplo, antes de me levar alguma oscilação/variação importante, eles já levam os porquês iniciais mostrando que aquela mutação pode ter sido causada por X coisa. Ah vale a pena citar que depois de analisar e descobrir todos os porquês eu também faço a devolutiva para a pessoa. Assim ela percebe na prática que o que ela fez foi crucial para que a minha análise desse certo;
4. Conversam, se ajudam e se zoam muito mais. Eles veem o problema de um como problema de todos, mas sem perder a piada o que torna o ambiente muito mais positivo e saudável. É gratificante vê-los felizes, descontraídos e confortáveis (e sem deixar de lado a atenção e a postura no ambiente corporativo);
5. Noção das reações em cadeia, ou seja, é comum eles realizarem pedidos ou mudanças pensando em quem os impacta e quem eles impactarão após essa alteração.

Desenvolvi através desse método um time muito mais independente, que me fornece informações relevantes para a tomada de decisão e de quebra me permitem ter mais tempo para refinar os controles gerenciais.

Lembrem-se: só dá para melhorar aquilo que se pode mensurar e acompanhar.

Obrigada!

K.R.

Referencial Teórico

• Upstream e Downstream no Kanban (texto, postagem)
• Upstream Kanban: gestão do fluxo de criação de demandas (texto, postagem)
• A importância do Usptream e do Downstream (vídeo)
• Upstream Kanban (vídeo)
• Beyond Kanban: Creating and Analyzing Lean Shop Floor Control Policies (texto, artigo)

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